​

YÖNETİM SİSTEMLERİ BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ

 

Bu prosedür yönetim sistemleri belgelendirmesi için başvurunun alınmasından belge verilmesine kadarki tüm uygulamaların (1.ve 2.aşama denetimler, belgelendirme, gözetim, takip, belge yenileme ve diğer özel denetimler) işleyişini açıklar.

                                                                      İş Akışı

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

​

1.Başvurunun Alınması

Belgelendirme talep eden müşteri tarafından F.1 Belgelendirme Talep Formu eksiksiz doldurulur. Gerekirse eksik bilgiler için müşteriyle irtibata geçilir. ISO 22000 belgelendirmesinde F.2 ISO 22000 Ek Bilgi Formu da doldurulur.  ISO 14001 ve 18001 başvurularında da ön bilgi formu, başvuru formu ile birlikte alınır.

Aşağıdaki bilgiler başvuru aşamasında müşteriden mutlaka alınır ve değerlendirilir.

a)İstenen belgelendirme kapsamı,

b)Başvuran kuruluşun fiziksel mahallerinin adı ve adresleri,

c)proseslerinin ve işlemlerinin önemli yönleri dâhil olmak üzere genel özellikleri ve ilgili her türlü yasal yükümlülükler,

d)Başvuran kuruluşun, başvurulan belgelendirme alanıyla ilgili olarak, faaliyetleri, insan ve teknik

kaynakları, fonksiyonları ve varsa daha büyük bir şirketteki ilişkisi gibi hususlar hakkındaki genel bilgi,

e)Kuruluş tarafından kullanılan, şartlara uygunluğu etkileyecek olan bütün dış kaynaklı proseslere ilişkin bilgi,

f)Başvuran kuruluşun hangi standartlar ve şartlar için belgelendirme istediği,

g)Bu sırada müşteri numarası verilir.

ISO 9001 başvuruları planlama tarafından alınıp, Belgelendirme Müdürü tarafından değerlendirilirken aşağıdaki konular belirlenir;

EA ve NACE Kodu, Risk/komplekslik seviyesi, Başvurulan kapsamda akreditasyonunun olup olmadığı, 1. Aşama denetiminin sahada gerçekleştirilip gerçekleştirilmeyeceği, 1. Aşama, 2. Aşama ve gözetim, belge yenileme denetimi adam-gün sayıları, Yeterlilik ve talep edilen denetim tarihi açısından uygun denetim ekibinin varlığı, Firmadan talep edilecek ücret belirlenir.

ISO 22000 başvuruları ise yine planlama tarafından alınır,  Planlama sorumlusu (Gıda teknik eğitimi almış ise) yada Genel Müdür(gıda müh. ) tarafından değerlendirilirken aşağıdaki noktalar belirlenir; Belgelendirme Müdürü tarafından da son kez kontrolü yapılır.

Gıda zinciri kategorisi, 1. Aşama, 2. Aşama ve gözetim, belge yenileme denetimi adam-gün sayıları, Yeterlilik ve talep edilen denetim tarihi açısından uygun denetim ekibinin varlığı, Firmadan talep edilecek ücret belirlenir.

EA/NACE/kategori  kapsamının belirlenmesini de, başvuru formunda belirtilen ürün kapsamı ve/veya üretim / hizmet gerçekleştirme prosesi / yöntemleri esas alınır.

EA listesi ve NACE açıklama dokümanları kullanılarak ilgili EA/NACE kodu belirlenir. Kategorinin belirlenmesinde ise 22003 standartından yararlanılır.

Üretim / hizmet prosesinin karmaşıklığı ve/veya ürün/hizmet çeşitliliği gibi durumlarda; Planlama Sorumlusu EA/NACE/kategori kodunu belirlemede tereddüt ederse kuruluşla görüşerek veya ek doküman talep ederek EA/NACE/kategori kodunu belirler. 

Belgelendirme için yapılan başvurular, aşağıdakileri sağlamak için gözden geçirilir:

a) Belgelendirme için şartların açıkça tarif edilmesi, dokümante edilmesi ve anlaşılması,

b) YAMEKS GLOBAL ile başvuruda bulunan firma arasındaki herhangi bir anlayış farklılığının çözülmüş olması,

c) YAMEKS GLOBAL’ in belgelendirme hizmetini, talep edilen belgelendirmenin kapsamına, firmanın çalışma yerine ve tetkikte kullanılacak dil gibi özel şartlara göre verebilme kapasitesi,

d) Firmanın faaliyet alanı,

e) Firmanın büyüklüğü,

f) Firmanın faaliyet yerleri,

g) Akredite belgelendirme taleplerinde firmanın EA/NACE/kategori kodu,

h) Firmanın yerleşik olduğu coğrafi bölge,

YAMEKS GLOBAL, yaptığı gözden geçirmelerden sonra, eğer başvuruyu uygun bulursa, Başvuru formunun altındaki denetim planlanması kısmına geçer. Kuruluşun şartları sağlamaması durumunda ise başvuru red edilir. Ret kararı verilmesi durumunda bu karar Genel Müdür tarafından onaylandıktan sonra red nedenleri firmaya yazılı olarak bildirir. Ret nedenleri şu şekilde olabilir:

- Akreditasyon kapsamının EA/NACE/kategori kodunun uymaması (bu durumda firma bilgilendirilerek akreditasyonsuz belge verme olanağı sorulur)

- Belirlenen EA/NACE/kategori kodunda denetim heyetinin olmaması

- Firmanın daha önceki deneyimlerden ödeme konusunda zorluk çıkardığının bilinmesi

- Firmanın bağlı bulunduğu coğrafi bölge için (yurtdışı firmaları) gerekli organizasyonun yapılamıyor olması

-Firmanın akreditasyon kurallarına aykırı denetim isteğinde bulunması

Bu nedenlerin dışında geçerli neden gösterilmesi durumunda da Genel Müdür onayıyla başvuru ret edilebilir.

Hizmet verilmeyen konularda gelen başvurular ya da belgelendirme kuralları, prosedür ve talimatlarımıza veya akreditasyon kurallarına aykırı olan başvurular reddedilir ve kaydedilir. Müşteriye durum yazılı veya sözlü olarak iletilir.

ISO 22000 Başvurusunun Gözden Geçirilmesi:

 YAMEKS GLOBAL KALİTE BELGELENDİRME Genel Müdürü, Planlama sorumlusu, ISO 22000 sorumlusu ve  Belgelendirme Müdürü Gıda mühendisidir. Ayrıca YAMEKS GLOBAL bünyesinde gıda mühendisi/uzman olarak yararlanabileceği atanmış denetçi/başdenetçileri de mevcuttur.  Aşağıdaki özelliklere sahip olmalıdırlar:

·         HACCP ve gıda güvenliği yönetim sistemi standartları konusunda eğitimli olmak

·         ISO 19011  denetim prosesleri eğitimi almış olmak

·         Başvuranların gıda zinciri kategorileri ve sektörlere göre kategorilere ayırabilmek

·         Başvuranların ürünlerinin, proseslerinin ve uygulamalarının değerlendirebilmek

·         ISO 22000 denetçilerinin yeterlilik ve gerekliliklere göre yerleştirilmesi

·         Denetim tarih ve süresinin belirlenmesi

·         Kontrat gözden geçirme işlemi ile ilgili belgelendirme kuruluşu politikası ve prosedürleri

·         Konularında bilgi ve becerisini uygulayabileceğini göstermelidir

Tüm başvurular bu gıda uzmanları tarafından değerlendirilir.

 

Ön İnceleme

Bu bölümde, Belgelendirme ve gözetim denetimlerinin adam/gün sayıları, T.1 Denetim Süresi ve T.9 Şube Belirleme Talimatına göre belirlenir.

Tüm artırma ve azaltma nedenleri ayrıca şubeler değerlendirildikten sonra toplam adam/gün sayısı ortaya çıkarılır ve teklif hazırlama aşamasına geçilir.

22000 başvurularında, Gıda zinciri aşamasına (örneğin birincil üretim, gıda işleme, ambalaj maddesi

üretimi), gruplara ve Ek A’ya uygun olarak sektörlere göre belgelendirme kapsamı tam olarak

tanımlanmalıdır. Süreç, sektör, ürün veya hizmetlerin son ürünün gıda güvenliği

üzerine etkisi olduğu zaman bu süreç, sektör, ürün veya hizmetler, kapsam dışında tutulamaz.

2.Teklif Hazırlanması

Teklifin hazırlanması için gerekli olan bilgiler gözden geçirilir.

·         Firma Unvanı

·         Firma Adresi ve Şubeleri

·         Firma Telefon Numarası

·         Firma Faks Numarası

·         Firma Yetkilisi                                       

·         Yetkili Unvanı

·         Firmanın Web Adresi

·         Firmanın e-mail Adresi

·         Vergi Dairesi

·         Vergi No

F.3 Teklif ve Sözleşme Formu hazırlanır.  Sözleşme belgelendirme,  ve gözetim denetimlerini kapsar.  Yeniden belgelendirme için  tekrar sözleşme hazırlanır. 

Planlama sorumlusu, T.3 Ücret Belirleme Talimatı’na göre ücreti, T.1 Denetim Süresi ve T.9 Şube Belirleme Talimatı’na göre denetim gün sayılarını belirler.

Hazırlanan Teklif/Sözleşme formu Belgelendirme Müdürü tarafından kontrol edilerek, Genel Müdür onayına sunulur. Genel Müdür imzasından sonra müşterinin özel bir iletim talebi yok ise, faks veya mail yolu ile gönderilir ve faksın ulaşıp ulaşmadığı muhasebe/sekretarya tarafından mutlaka teyit edilir.

Teklifin gönderimini takip eden gün firma aranarak değerlendirmeleri sorulur. Duruma göre yeni bir arama tarihi veya müşteri ziyareti planlanır. Teklif veya Sözleşme İmzaladıktan Sonra Firma Denetimi Kabul etmez veya iptal ederse , denetim gerçekleştirilmezse teklif 3 ay sonunda İptal edilir.

 

3.Sözleşme Yapılması

Teklifin ilgili kurum veya kuruluş tarafından kabul edilmesi ile birlikte son sayfası imzalanır ve bunlar ilgili kuruluşun dosyasında saklanır. Verilen teklifi kabul eden firmaya, Sözleşme yapılması aşamasında istenen belge ve dokümanların en geç 15 gün içerisinde belgelendirme sözleşme metinlerinin firma yetkilisi tarafından imzalanmış asılları ile birlikte gönderilmesi bildirilir. Sözleşme imzalanması aşamasında firmadan, aşağıda belirtilen belge ve dokümanlar istenir:

-          Firmanın sistem dokümanları (El Kitabı ve gerekirse Prosedürler)

-          Varsa tanıtıcı dokümanlar (broşür, katalog, reklam cd’si vs.)

-          Sözleşmeleri imzalayan yetkiliye ait imza sirküleri

-          Ticaret Sicil Gazetesinin kopyası

-          Faaliyet Belgesi

Sözleşmenin geçerlilik süresi üç (3) yıldır. Kapsam değişikliği, adres değişikliği ve ünvan değişikliği tetkikleri sonrasında, sözleşme süresinde herhangi bir değişiklik yapılmaz. Ancak, yapılan değişiklikle ilgili yeni sözleşme imzalanır. Sözleşme sonrasında veya Aşama 1 denetimi sonrasında sözleşme şartlarında değişiklik yapılması gerektiğinde sözleşme revize edilerek Genel Müdür tarafından onaylanır ve firmaya tekrar YAMEKS GLOBAL tarafından gönderilir. Bu durum firmanın adam/gün sayısının yanlış belirlenmesi sonucu veya firmanın başvurusunun red edilmesi için geçerli kriterlerin oluşması durumunda olabilir. Sözleşme ücretinde artıştan dolayı firma yapılan değişikliği onaylamaz ise T.3 Tetkik Ücreti Belirleme Talimatında Sözleşme Şartlarındaki Değişiklik bölümünde belirtilen yol uygulanır.

 Sözleşme onayından sonra Denetim Ekibi belirlemesine geçilir.

Sözleşme onaylandıktan sonra 3 yıllık belgelendirme döngüsü için bir Tetkik Programı hazırlanır. (F.51 3 yıllık denetim programı) Denetim programı iki aşamalı bir ilk belgelendirme denetimi, birinci ve ikinci yıllarda gözetim denetimlerini ve belgenin geçerliliğini doldurma öncesi üçüncü yılda yeniden belgelendirme denetimini kapsar. Üç yıllık belgelendirme çevrimi, belgelendirme veya yeniden belgelendirme kararıyla başlar. Denetim programının ve takip eden her bir düzenlemenin belirlenmesinde, yönetim sitemi verimliliğinin ispat edilen seviyesi yanı sıra, müşteri kuruluşun büyüklüğü, yönetim sisteminin, ürünlerin ve proseslerin kapsamı ve karmaşıklığı ile önceki denetim sonuçları dikkate alınır. Müşteri şartlarında meydana gelen değişikliklere göre tetkik programı uyarlanabilir. YAMEKS GLOBAL, müşteriye hâlihazırda uygulanmış olan belgelendirme ve denetimleri dikkate aldığında, denetim programındaki her bir düzenlemeyi gerekçelendirme ve kayıt altına almak için yeterli ve doğrulanabilir bilgileri toplar.

4.Denetim Ekibinin Atanması , Değerlendirmesi ve Görevlendirilmesi

Tüm denetim ekibi üyeleri(başdenetçi, denetçi, uzman) PR.2 Denetim Ekibi Prosedürü’ne göre atanır, uygun denetimlerde görevlendirilir ve değerlendirilir.

DENETİM EKİBİNİN BELİRLENMESİ

Denetçiler firmanın Başvuru Değerlendirme kısmında belirlendiği NACE/kategori kodu esas alınarak atanır. Firmanın belirlenen NACE/kategori koduna uygun olarak Denetçi NACE/kategori Kodları listesinden atanmış uygun denetçiler seçilir. Firmanın NACE/kategori koduna uygun önceden atanmış denetçiler seçilirken, firmanın tüm NACE/kategori kodları karşılanmalıdır. Firmanın NACE/kategori koduna uygun denetçilerin uygun olamaması veya bünyede bulunmaması durumunda eksik NACE/kategori kodunu karşılayacak şekilde Teknik Uzman/Uzmanlar atanır. Atama sırasında belirlenen denetçilerin hepsinin, firmanın NACE/kategori kodlarına uygun olması zorunlu değildir. Firmanın NACE/kategori kodunu karşılayacak şekilde Denetçi kadrosu ve Teknik Uzmanlar atandıktan sonra denetim gün sayısına göre belirlenmiş denetçi sayısına ulaşmak için farklı NACE/kategori kodunda olan denetçiler atanabilir.

Denetim gün sayısını karşılayan kişiler en az denetçi vasfında olmak zorundadır. Aday denetçiler ve teknik uzmanlar denetim gün sayısını karşılamada etkisizdirler.

Gerçekleştirilecek olan denetimlere Denetçi, Teknik Uzman, Gözlemci denetçi, Aday Denetçi katılacaksa Denetim Planında belirtilmelidir.

Belirlenen tüm denetim ekibinin kesinlikle firma ile daha önceden ticari veya ahlaki bir ilişkisi olmamalıdır. Hiçbir denetçi kuruluşla denetimden önceki son 2 yıl içerisinde danışmanlık hizmeti vermediğini ve denetimden sonraki 2 yıl için de danışmanlık hizmeti vermeyeceğini, danışmanlığın dışında firma ile herhangi bir yakınlık ilişkisinin olmadığını, tetkik edilen kuruluşla ilgili olarak gizlilik hükümlerine uyacağını taahhüt eder ve bunu atama formunda imzasıyla beyan eder.

5.Denetimlerin Planlanması ve Müşteri İle İletişim

Sözleşmenin müşteri tarafından imzalanmasından sonra müşteri ile iletişime geçilerek uygun bir tarih belirlenir. Belgelendirme müdürünün görevlendirdiği denetim ekibi üyeleriyle(baş denetçi, denetçi, gözlemci, uzman, aday denetçi vd) iletişime geçilerek belirlenen tarihte müsait olup olmadıkları kararlaştırılır. Tarihte anlaşılırsa, denetim görevlendirme için atama yazıları çıkartılarak ekibe imzalatılır.

Denetimde dikkat edilecek hususlar ve metotlar ile ilgili Denetçi El Kitabı, Denetim raporları, uygunsuzluk formları, denetim planı vb. denetim esnasında kullanılacak dökümanlar, tüm denetçilere mail ortamında ulaştırılır. Görevlendirme yapıldığı zaman, sadece Denetim görevlendirme formu gönderilerek, firma ve görevlendirme ile ilgili bilgiler verilir.

Belirlenen denetim ekibi ve ekibin özgeçmişleri müşteriye de faks veya e-mail yoluyla bildirilir. Müşterinin denetim onayı veya olası itirazı alınır. Firmanın, gönderilen denetim ekibine veya ekipteki herhangi bir denetçiye itiraz etme hakkı vardır. Yalnız bu hakkı için geçerli nedenler sunmak zorundadır. Bu nedenler aşağıdaki gibi olabilir:

·         Denetçinin rakip kurumda çalışıyor veya rakip kurumla bir ilişkisinin olduğu

·         Denetçinin yeterliliğini firma için yeterli bulmaması

·         Denetçinin daha önce firmayla ilişkisinin olduğu ve tarafsızlığı etkileyecek karar verebilme olasılığı olması

Bu nedenlerin dışında neden gösterildiği zaman Yönetim Temsilcisi tarafından bu nedenin geçerliliği onaylanmalıdır. Firmadan yukarıda belirtilen nedenler veya bunların dışında ki nedenlerle itiraz etmesi durumunda Yönetim Temsilcisinin isteği ile bu durumun ispatı istenebilir. Eğer Yönetim Temsilcisi kararsız kalır veya firmanın itirazını kabul etmez ve firma itirazını sürdürürse, firmanın bu durumunu Tarafsızlığı Koruma Komitesine iletir. Komitenin vereceği karara göre firma bilgilendirilir ve planlama yapılır.

Denetim ekibi görevlendirildikten sonra baş denetçi müşteriyle irtibata geçerek gerekli koordinasyonu yapar(ulaşım, konaklama vs).  1. Aşama denetim planı, baş denetçi tarafından hazırlanarak firmaya gönderilir.

 

Aylık Planın Hazırlanması

Planlama Sorumlusu tarafından müracaat eden kuruluşa ait bilgiler, Akreditasyon kapsamı ve EA/NACE/kategori kod/kodları elektronik ortamda kayıt edildikten sonra, Tetkik durumlarına göre gerçekleştirilecek faaliyetler Ön Tetkik, Belgelendirme, Belgelendirme Takip, Belge Yenileme, Gözetim, Kapsam genişletme, Askı Takip, Adres/Unvan Değişikliği ve Eğitim olarak aylık plana alınır.

Gözetim ve Yeniden Belgelendirme Tetkikleri, ilk belgelendirme veya bir önceki gözetim tetkik tarihleri dikkate alınarak Aşama 2 denetiminin son günü baz alınarak yılda en az bir kez olacak şekilde Planlama Sorumlusu tarafından firma ile yapılan görüşmelerde ki (tel, fax veya mail yolu ile) tarihe göre Aylık Plana dahil edilir. Firmanın gözetim denetim tarihini bu 1 yıllık süreyi aşacak şekilde isterse önce mücbir nedenler ortaya koymalıdır. Firma eğer belgelendirme veya gözetim tetkikinden sonra takip denetimi, kapsam genişletme, adres değişikliği, unvan değişikliği nedenlerinden dolayı denetim geçirse bile bu tarihler göz önünde bulundurulmaz. Ana Gözetim tarihine göre planlama yapılır. Gözetim ve Yeniden Belgelendirme Tetkikleri için plan en az 2 ay önceden yapılır.

Planlama Sorumlusu kuruluşlara aylık plana alındıkları haftayı yazı ile  Belgelendirme müdürü onayından sonra teyit amacıyla gönderir.

Kuruluşlardan gelen tetkik haftasına ait teyitler Aylık Taslak Plana işlenir.

Aylık Taslak Planda yer alan kuruluşların tetkik tiplerine göre adam/gün tetkik süresinin belirlenmesinde, tetkiklerin planlanacağı gün sayısı için kaydedilir. Belgelendirme denetimlerinde önce Aşama 1 tarihi  planlanır.  Aşama 2 için denetim ekibinin önerdiği ve firmanın kabul ettiği tarihe göre tekrar planlama yapılır. Belgelendirme tetkiklerinde Aşama 1 ve Aşama 2 ayrımı yapılır. Gözetim ve yeniden belgelendirme tetkiklerinde ise tek aşamalı denetim dikkate alınarak planlama yapılır.

Görevlendirilecek Denetçiler ve Uzmanlar kuruluşun EA/ NACE/kategori kapsamı dikkate alınarak tetkik ekibinde en az birinin bu EA/ NACE/kategori’ye bağlı akreditasyon kapsamına atanmış olması sağlanacak şekilde seçilerek Planlama Sorumlusu tarafından belirlenir. Bu belirleme yapılırken kuruluşta eğitim veren Baş Tetkik veya Tetkik Görevlisi, eğitim verdiği kuruluşta belgelendirme tetkiki için görevlendirilmez. Ayrıca denetim ekibinden herhangi biri firma ile en az 2 yıl herhangi bir ilişkide bulunmaması gerekir.  İlgili talimatlar doğrultusunda ekipte bir Uzman yer alması gerekiyorsa, Uzman listesinden ilgili koda sahip olan Uzman belirlenir.

Aylık Planın onaylanmaması durumunda gerekli değişiklikler Planlama Sorumlusu tarafından yapılarak tekrar onaya sunulur. Onaylanan Aylık Taslak Plan, “Aylık Plan”a dönüşür. 

Hazırlanan aylık Planda belirlenen Tetkik Heyetlerinde görevlendirilmiş personele ait isim değişikliği veya tetkik tarihi için değişiklik denetçilerden veya tetkik edilecek kuruluştan gelebilir.

Tetkik Heyetinde yer alan personel değişikliği; Planlama Sorumlusu tarafından yeni bir personel belirlenerek, görev oluru değiştirilerek yapılır. Plandaki değişiklik müşteriye yazılı olarak bildirilir ve onayı alınır.

Kuruluş, görevlendirilen Tetkik Heyetinde bir değişiklik talep ettiğinde, bu talebin yazılı olarak yapılması istenir. Bu istek yönetim tarafından değerlendirilir ve haklı bulunması durumunda tetkik heyeti değiştirilir.

Tetkik Tarihi Değişikliği; aylık tetkik planına alınmış kuruluşlardan tetkik tarihi değişikliğine ait talebi, gerekçeleri ile yazılı olarak bildirmesi istenir ve talep doğrultusunda uygun görülen gerekli değişiklikler yapılır. Eğer önceden atanan tetkikçi uygun değilse başka denetçi bulunarak plan değişikliği yapılır ve değişiklikler müşteriye onay için gönderilir ve kuruluş onayına teyit için sunulur.

Görevlendirilen Tetkik ekibi üyeleri, Baş Denetçi koordinasyonunda; kuruluş için belirlenen EA/ NACE/kategori kapsamını ve belirlenen tetkik süresini, başvuru kapsamı ve ek dokümanlarını inceleyerek doğruluğunu teyit eder ve raporuna kaydeder. Bu değişiklikler Aşama 1 sırasında veya doküman inceleme sırasında belirlenebilir ve Planlama Sorumlusuna iletilir.

Planlama Sorumlusu tarafından belirlenen EA/ NACE/kategori kapsamının eksik veya yanlış olması ya da tetkik süresinde farklılık olması durumunda; Baş Denetçi durumu raporuna kaydederek bildirim yapar. Durumu Planlama Sorumlusu kayıt altına alır.

Görevlendirilen tetkik heyeti ve tetkik tarihleri ile ilgili olarak, kuruluşlardan gelen değişiklik talepleri, Belgelendirme Talimatlarında yer alan hükümlere ve plana uygun ise, değişiklikler Planlama Sorumlusu tarafından yerine getirilir. Erteleme veya değişiklik talepleri talimatta yer almayan bir konu ise talep TKK’ya sunulmak üzere Belgelendirme Müdürüne bildirilir ve TKK tarafından alınan karar doğrultusunda işlem yapılır.

Her ayın sonunda gerçekleşen plan, Planlama Sorumlusu tarafından bilgisayarda dosyalanarak muhafaza edilir.

 

6.Tetkik hedeflerinin, kapsamının ve kriterlerinin belirlenmesi

Tetkik hedefleri, tetkikle neyin elde edilmeye çalışıldığını tarif eder ve aşağıdaki hususları içerir:

a)Tetkik edilenin yönetim sisteminin veya bu sistemin bölümlerinin tetkik kriterlerine uyum derecesinin belirlenmesi,

b)Yönetim sisteminin yasalar, yönetmelikler ve sözleşme hükümleriyle belirlenmiş  şartlara uyum sağlama kabiliyetinin değerlendirilmesi,

c)Yönetim sisteminin belirtilen hedeflere ulaşmadaki etkinliğinin değerlendirilmesi,

d)Yönetim sistemi için muhtemel iyileştirme alanlarının belirlenmesi.

 Tetkik kapsamı fiziksel yerler, kuruluş birimleri, tetkik edilecek faaliyetler ve prosesler ile tetkikin kapsayacağı zaman dilimi gibi tetkikin genişliğini ve sınırlarını tarif eder.

 Tetkik kriterleri, uyum durumunun belirlenmesi için referans olarak kullanılır. Tetkik kriterleri politikaları, prosedürleri, standartları, kanunları ve yönetmelikleri, yönetim sistemi şartlarını, sözleşme hükümlerini ve endüstri/iş kolu sektörü çalışma kurallarını içerebilir.

 Tetkik hedefleri tetkik müşterisi tarafından belirlenir. Tetkik kapsamı ve kriterleri,  tetkik programı prosedürlerine uygun olarak tetkik müşterisi ve baş denetçi tarafından tespit edilmelidir. Tetkik hedefleri, kapsamı ve kriterlerinde olabilecek değişiklikler üzerinde de aynı taraflarca  anlaşma sağlanmalıdır. Anlaşma sağlanamayan durumlarda YAMEKS GLOBAL’e bilgi verilmesi gerekir.

 Kombine tetkik yapıldığında tetkik ekibi başkanının tetkikin hedeflerinin, kapsamının ve kriterlerinin kombine tetkik için uygun olmasını sağlaması gerekir. 

Denetim hedefleri, denetim kriterleriyle birlikte denetimin planlanması sırasında göz önünde bulundurulur.

7.Denetimin Gerçekleştirilmesi

a.    1.Aşama Denetimler

1.aşama denetimlerde detay denetim yapılmaz firmanın 2.aşama denetimine hazırlığı, ilgili standardın şartlarını karşılaması, dokümantasyon yapısı ana hatlarıyla incelenir. Eksiklikler bulunursa müşteriye bildirilir ve kapatılması istenir. 1.aşama denetimler hazırlık denetimi olduğu için bu denetimden sonra belge verilmez. Bu durum müşteriye izah edilir.

Aşama 1 tetkikinde aşağıdaki hususlar yapılmalıdır:

a)     Müşterinin yönetim sistem dokümantasyonunun tetkiki,

b)    Müşterinin mahallerin ve saha odaklı durumlarının değerlendirilmesi ve Aşama 2 tetkikine hazırlıklı olmayı belirlemek üzere müşterinin personeli ile müzakerelerin yapılması,

c)     Müşterinin statüsünün gözden geçirilmesi ve standardın ve özellikle kilit performansın veya önemli yönlerin, proseslerin, hedeflerin ve yönetim sisteminin çalışmasının tanımlanmasıyla ilgili şartlarının anlaşılması,

d)    Yönetim sisteminin kapsamı, proseslere ve müşterinin mahalleri ile ilgili yasal ve düzenleyici hususlar (kalite, çevre, müşterinin çalışmasının yasal yönleri, ilgili riskler vb.) hakkındaki gerekli bilgilerin toplanması,

e)     Aşama 2 tetkikine yönelik kaynak tahsisinin gözden geçirilmesi ve Aşama 2 tetkikinin ayrıntıları üzerinde müşteri ile anlaşmaya varılması,

f)     Müşterinin yönetim sisteminin ve muhtemel önemli yönleri çerçevesinde saha çalışmalarının yeterli bir şekilde anlaşılmasının sağlanmasıyla, Aşama 2 tetkikinin planlanmasına odaklanılması,

g)    İç tetkiklerin ve yönetim gözden geçirmesinin planlanıp planlanmadığı ve gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin değerlendirilmesi ve uygulanan yönetim sistemi uygulama seviyesi ile müşterinin Aşama 2 tetkiki için hazır olup olmadığının değerlendirilmesi

 

Müşterinin yönetim sistemi dokümanlarının ilgili standart şartlarını karşılayıp karşılamadığı incelenir. 1.aşama denetimde 2.aşama denetimin etkin yapılabilmesi için şartlar incelenir, belirlenmiş olan denetim sürelerinin uygunluğu doğrulanır ve 2.aşama denetim için plan hazırlanır.

1. Aşama Denetimin Şekli

ISO 9001 için, T.1 denetim süresi belirleme talimatına göre en yüksek ve yüksek risk grubunda müşteri yerinde , orta ve düşük risk grubunda doküman inceleme şeklinde belirlenir. ISO 22000 için 1. Aşama denetimlerin tümü müşteri yerinde yapılır.

b.   1.Aşama Denetimlerin Gerçekleştirilmesi ve Raporlama

1.aşama denetim sonuçları, 1.Aşama denetim raporlarına(9001,22000,14001,Ohsas) kaydedilir . Denetimi sonucunda uygunsuzluk tespit edilmesi halinde 2.aşamaya geçilmez ve uygunsuzlukların kapatılması istenir.

Çalışan sayısı, kapsam, belgelendirme adresleri vd konularda değişiklikler varsa Yorumlar/Notlar kısmına kaydedilir ve merkez ofise bildirilir. Belgelendirme müdürü durumu inceler. Denetimde harcanacak adam/gün sayısının değişmesi gerekirse yeni teklif hazırlanarak müşteriye bu durum bildirilir.

 

ISO9001 için 1. aşama denetiminin başlıca amaçları ve incelenen konular:

Sahaya özgü koşullarının değerlendirme sonuçlarını, Kuruluşun statüsünü, Kuruluş kapsam ve hariç tutmaların değerlendirilmesi, Yönetim sisteminin prosesleri, hedefleri gibi kilit noktalarının değerlendirilmesini, Ürünle ilgili yasal şartları karşılamama, altyapı gibi varsa önemli / kritik uygunsuzlukların belirlenmesi için fırsat oluşturması, KYS dokümantasyon şartlarının uygunluğu

Kilit ve diğer ilgili personellerle tanışma ve görüş, öneri alma, Düzeltici faaliyetlerin, iç denetimlerin ve YGG’nin uygulanma durumunu, İkinci aşama denetim için yeterlilik incelemesi, Kaynaklarının varlığını, İkinci aşama denetim planı, denetim tarihi için gerekli notları,

 

ISO22000 için 1. aşama denetiminin başlıca amaçları ve incelenen konular:

ISO 22000 için İkinci aşama denetimine hazırlık amacı ile firmanın sahası ve saha şartlarını değerlendirilmesi, Firmanın statüsünün gözden geçirilerek GGYS ‘nin ilgili standartlarının gerekliliklerini sağlayıp sağlamadığının özellikle önemli etkenler, prosesler, hedefler ve operasyonlarının uygun olup olmadığının değerlendirilmesi, Firma proseslerini daha yakından tanımak, ISO 22000 için ayrıca gıda güvenliği tehlike tanımlamalarını, analizleri  (ilk adım) ve yönetilmesi konusunda bilgiler, tehlike analizlerinin metodolojisi ve kabul edilebilir basamakların belirlenmesi,  HACCP planı ve ön gereksinim programlarını, firmanın sahası veya sahaları ile buralardaki proseslerin temel bilgileri, ilgili mevzuat ve kuralların değerlendirilmesi ve yeterliliği, ilişkili riskler, firmanın başvurduğu kapsamdaki çevre ve kalite etkenleri, politika ve hedefleri ve organizasyonun denetime hazır olma durumunu gözden geçirmek , ISO 22000 için, organizasyonun işe, kanun ve düzenlemelere uygun olarak ön gereksinim programları tanımlayıp tanımlamadığını incelemek , Firmanın GGYS ‘nin gıda güvenliği tehlikelerinin tanımlandığı ve değerlendirildiği yeterli kontrol metotları ve proseslere sahip olup olmadığının kontrolü,

Gıda güvenliği kuralları ile firmanın GGYS ‘nin uyumluluğunun kontrolü, GGYS politikası ve bunun uygulamaları hakkındaki bilgiler, GGYS standardı gerekliliklerine uygun geçerlilik, doğrulama ve iyileştirme kurallarının kontrolü , Muhtemel önemli etkilerin saha operasyonu ve firmanın GGYS ‘nin yeterli şekilde anlaşılması ve bu doğrultuda ikinci aşama denetim planlamasını yapılması,

Yönetim gözden geçirmesinin ve iç tetkiklerin yapıldığının kontrolü ve değerlendirilmesi vasıtasıyla firmanın ikinci aşama denetimine hazır olup olmadığının kontrolü, Tedarikçi,müşteri ve ilgili taraflar ile iletişim ve iç iletişim için GGYS dokümanları ve anlaşmaları , İkinci aşama denetimine hazırlık amacı ile firmanın ek dokümanlarının kontrolü, Firma yöneticileri ve ilgili anahtar personellerle tanışmak, İkinci aşama / yerinde denetimin planlaması için hazırlık, denetim detaylarının görüşülmesi, İkinci aşama / yerinde denetim için denetim heyetinin doğru belirlenmesi, Kuruluşun ürün ve sistemle ilgili yasal şartlara uygunluğunun tespiti, Firmanın denetime hazır olup olmadığının tespiti, Varsa major uygunsuzlukların önceden tespiti, Yerinde denetimin yapılabilmesi için uygulama yeterliliğini kontrol etmek, Dokümantasyonun yeterliliğinin tespiti, Başvuru kapsamının teyidi, varsa hariç tutulan proseslerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi, Kılavuzların belirlenmesi gibi.

c.    2.Aşama Denetimlerin Planlanması

1.aşama denetimle 2.aşama denetim arasındaki süre 6 ayı geçemez. Bu süre aşılırsa 1.aşama denetimi tekrarlanır. Denetimden en az 3 gün önce baş denetçi denetim planını müşteriye gönderir ve iletişime geçer. Müşteri plana itiraz edebilir bu konuyu baş denetçi ile netleştirir, gerekirse merkez ofise itirazını bildirebilir. Bu durumda itiraz belgelendirme müdürü tarafından Şikayetler ve İtirazlar prosedürüne göre değerlendirilir.

Denetim planı hazırlanırken şu noktalar göz önünde tutulmalıdır:

a)Yönetim sistemi kapsamı ve karmaşıklığı;

b)Ürün, proses ve hizmetler;

c)Firma büyüklüğü;

d)Denetlenecek sahalar;

e)Kullanılan dil, Türkçe/İngilizce vb;

f)Sektörel yasal şartlar;

g)Firma ve müşterilerinin şartları ve beklentileri;

h)Vardiya sayısı;

i)Her denetim faaliyeti için gerekli denetim süresi;

j)Denetim ekibi üyelerinin yetkinlikleri;

k)Geçici sahaların denetlenme gerekliliği;

l)1.aşama ve önceki denetimlerin sonuçları;

m)Diğer gözetim denetimleri sonuçları;

n)Yönetim sistemi etkinliğinin görünen etkililiği;

o)Örnekleme için uygunluk;

p)Müşteri şikayetleri;

q)Müşteri hakkında YAMEKS GLOBAL’e gelen şikayetler;

r)Birleşik, entegre veya ortak denetim;

s)Firma ürün, proses veya yönetim sisteminde meydana gelen değişiklikler;

t)Belgelendirme şartlarındaki değişiklikler;

u)Yasal şartlardaki değişiklikler;

v)Akreditasyon şartlarındaki değişiklikler;

w)Risk ve karmaşıklık;

x)İlgili tarafların görüşleri;

y)Önceki denetimlerde elde edilen bilgiler.

Baş denetçi denetim ekibinin ulaşım, konaklama vb koordinasyonundan sorumludur.

Denetim planı her denetçinin denetleyeceği departman/proses gösterilerek hazırlanır. Günlük çalışma süresi 8 saattir. Plan denetim kapsamı, ekip, tarihler, standartlar bilgilerini içermelidir. ISO 9001 denetimi için ayrılan toplam zaman içinde planlama ve rapor yazma faaliyetleri, denetim süresi belirleme tablosunda verilen toplam sürenin %10’undan fazla olmamalıdır. ISO 22000 için toplam denetim süresine planlama ve rapor yazma faaliyetleri dahil değildir; planlama ve raporlama için harcanacak süre genellikle toplam denetim süresinin %20’sini geçmeyecek şekilde belirlenir.

Denetim planı denetim esnasında müşteriyle teyitleşilerek değiştirilebilir. Tüm ekip üyelerine iletilmelidir.

d.2.Aşama Denetimlerin Gerçekleştirilmesi ve Raporlama

Denetim ISO19001 şartları ve müşteriye gönderilen plana uygun olarak yapılmalıdır.

Denetimden önce bir açılış toplantısı yapılır. Açılış toplantısı gündemi raporlarda kayıtlıdır.

Denetimin gerçekleştirilmesinden baş denetçi sorumludur.  Denetim esnasında baş denetçi denetim ekibiyle ve müşteri ile sürekli iletişim halinde olur. Gerekirse denetçilere yeni görevler verir. Müşteriye denetimin gidişatı hakkında sürekli bilgi verir.

Denetim esnasında eğer objektif delillere ulaşılamaz veya güvenlik gibi önemli bir risk oluşursa baş denetçi durumu firmaya ve YAMEKS GLOBAL’e bildirir. Duruma göre denetim planının tekrar onaylanması veya değişikliği, denetim hedeflerinin, belgelendirme kapsamının değiştirilmesi veya denetimin tümden iptal edilmesi kararı verilebilir. Baş denetçi verilen kararın sonuçlarını raporunda belirtmelidir.

Saha denetimi sırasındaki bulgulardan hareketle baş denetçi belgelendirme kapsamının değişmesi gerektiğini tespit edebilir bu durumu firma ile görüşür ve YAMEKS GLOBAL’e bildirir ve raporunda belirtir.

Baş denetçi müşteri ile aksi yönde anlaşılmazsa her denetçi için bir kılavuz ayarlanmasını temin etmelidir. Baş denetçi gözlemciler ve kılavuzların denetim sürecini ve sonuçlarını etkilememelerini sağlamakla görevlidir.

Denetim raporları denetim bitiminde sonra 5 gün içerisinde ofise iletilmelidir. Denetim bulguları 2.aşama denetim raporlarına kaydedilir.

Denetim ekibi ve müşteri arasında denetim bulgularıyla ilgili çıkabilecek her türlü anlaşmazlığı baş denetçi çözümlemelidir. Çözümsüz kalan noktalar raporlanmalıdır.

2.aşama denetim belgelendirme denetiminin bir parçasıdır ve müşterinin standardın şartlarını, yasal şartları, kendi politika ve prosedür vb şartlarını karşılama, sürdürme ve sürekli iyileştirme  kontrolüne dayanır. Yeterli örnekler, objektif deliller, saha ziyaretleri yapılmalıdır. Bu şartları karşılamada sorunlar tespit edilirse uygunsuzluk formu doldurulur ve müşteriden bunları kapatması beklenir. Uygunsuzluk yoksa baş denetçi raporunda belgelendirme tavsiyesinde bulunur.

Denetim sonunda müşteri ile bir kapanış toplantısı yapılarak bulgular paylaşılır. Denetim sonucunda belgelendirme tavsiyesi yapılacaksa bunun belgelendirme kararı anlamına gelmediği izah edilir.

Denetimin sonunda tavsiye kararı olumlu ise, 3 yıllık belgelendirme döngüsünde yaklaşık denetim zamanları ve incelenecek standart maddeleri ile ilgili de bilgi verilir.  (KYS ve GGYS Denetim Matriksi)

8.Rapor Kontrolü ve Belge Verme Kararı

Raporun eksiksiz doldurulup doldurulmadığı, belgelendirme kapsamı, denetim planının uygunluğu, denetim bulgularının yeterliliği, tespit edilen uygunsuzlukların anlaşılır olması ve kapanmış olması açısından, Belgelendirme Müdürü gözden geçirme yapar.

Belgelendirme Müdürü ilgili kapsamda uzmanlığa sahip değilse denetim ekibinde bulunmayan ve ilgili konuda ataması olan “karar alıcı/lar”dan konuyla ilgili görüş alır. YAMEKS GLOBAL Belgelendirme denetçi havuzunda yer alan tüm denetçi ve uzmanlar karar alıcı/lar  kapsamında yer alır. Belgelendirme Müdürü, bu kişinin verdiği önerileri dikkate alarak son kararı verir.

Belgelendirme Müdürü, ISO 9001 ve ISO 22000 kodunda, incelediği dosyalarda ilgili kodlardan ataması var ise tek başına karar verebilir. Eğer Belgelendirme Müdürü denetime giderse yada bir çıkar çatışması durumu olursa;  o denetimin dosyasını inceleyemez. Bu durumda Belgelendirme Müdürü yerine, ISO 9001 ve 22000 baş denetçisi özelliklerine sahip , karar alma yeterliliği de bulunan Planlama sorumlusu vekalet eder. ISO 22000 planlama sorumlusu  da,  raporla  ilgili incelemelerin sonucunu göz önünde tutarak ISO 22000 ile ilgili karar alabilir.  Eğer ilgili kapsamda atama kodu yada kategorisine sahip değilse, denetim ekibinde bulunmayan ve ilgili konuda ataması olan bir karar alıcı ‘dan görüş alarak karar verir. karar alıcı/lar  ilgili kararın NACE kodu/Gıda zinciri kategorisinde atanmış bir Başdenetçi ise tek başına karar alabilirler. Belgelendirme kararının sorumluluğunun YAMEKS GLOBAL Belgelendirme de olduğunu garanti altına almak için, dış kaynaklı personelden yardım alınsa bile son karar ve onay Belgelendirme Müdürü, ISO 22000 sorumlusu ya da Planlama sorumlusundadır.  Belgelendirme Müdürü ile Planlama Sorumlusu aynı denetime gidemezler. Belgelendirme kararını verecek olan kişilerden en az biri ilgili standarttan atanmak zorundadır. Eğer listede bulunan ve çıkar çatışması oluşturmayan (o denetime gitmemiş) bir kişi bulamaz ise bu durumda değerlendirme için 2 kişi seçilir. 1 kişi ilgili standarttan atanmış diğer kişi ise ilgili koddan atanmış bir kişi olmalıdır.

Belgelendirme Kararı prosesinde görevlendirilecek dış kaynaklı personel İçin Atama Kriterleri;

• YAMEKS GLOBAL BELGELENDİRME prosedürleri ve Akreditasyon standart ve rehberleri hakkında bilgi sahibi olması (1 günlük bilgilendirme eğitimi),

• Tamamen uzman ve profesyonel yapıda olması,

• Sektörü takip edebilecek nitelikte olması,

• İlgili standartlardan baş denetçi, denetçi veya teknik uzman olması

• Mali baskılardan uzak, profesyonel karar verebilme yeteneğine sahip olması,

• YAMEKS GLOBAL BELGELENDİRME yönetim ve hissedarlarından kimse bu görevde bulunamaz.

Karar veren merciinin denetim heyetinden bağımsızlığı sağlanmıştır. Belgelendirme müdürü, katıldığı denetimler hakkında karar alamaz ve ilgili kapsamda başka bir uzman denetçiden yardım alınıyorsa o kişinin denetim ekibinden bağımsız olması sağlanır.  

Belgelendirme müdürü tarafından, inceleme sonunda belgenin verilmesi, belgenin verilmemesi, belgenin devamı, kapsamın daraltılması/genişletilmesi, belgenin askıya alınması veya belgenin iptaline karar verilebilir.

Karar, firma hakkında gelen şikâyetlerin incelenmesine de dayanmaktadır. Yapılan değerlendirmeler ve kararla ilgili bilgiler Rapor kontrol ve Belgelendirme Karar Formuna kaydedilir.

Değerlendirme sonucunda denetim ekibinin uygulamalarında bir hata tespit edilirse Denetim Geri Besleme Formu doldurulur ve  kapatılması beklenir.

Gözetim denetimlerinden başarılı geçme şartıyla belgenin geçerlilik süresi 3 yıldır.

Belge verme kararı çıkarsa sertifika düzenlenir. Firmaya sertifika, logo, logo kullanma talimatı, bayraklar kargo ile gönderilir.

Belgelendirme kararı ve sorumluluğu, YAMEKS GLOBAL'e aittir ve hiçbir şekilde 3. Şahıslara yada başka kurumlara devredilemez.

Sertifika durumu sitemizde yayınlanır.

9.Gözetim Denetimleri

Gözetim denetimi yılda en az 1 kez olmak kaydıyla önceki denetim sonuçları, baş denetçi tavsiyeleri, şikayetler, firma performansı vb göz önüne alınarak yapılır.

Firmanın ruhsat, izin ve yasal şartları da göz önüne alınarak daha önceye çekilebilir.

Önceki denetimde kapatılan uygunsuzlukların etkinliği kontrol edilir. Standardın tüm maddeleri denetlenir. Gözetim tetkikleri en azından;

• iç tetkikleri ve yönetimin gözden geçirmesini,

• bir önceki tetkik esnasında tanımlanan uygunsuzluklar hakkında yapılan faaliyetlerin gözden geçirilmesini,

• şikayetlerin ele alınmasını,

• belgelendirilmiş müşterinin hedeflerini gerçekleştirmesiyle yönünden yönetim sisteminin etkinliğini,

• sürekli iyileştirmeyi amaçlayan planlanmış faaliyetlerin gelişimini,

• operasyonel kontrolün sürdürüldüğünü,

• değişikliğin gözden geçirilmesini ve

• marka kullanımına ve/veya belgelendirmeye yapılan diğer her türlü atfı içermelidir.

Denetim için ayrılan toplam zaman içinde planlama ve rapor yazma faaliyetleri, KYS için denetim süresi belirleme tablosunda verilen toplam sürenin %10’undan fazla yer tutmamalıdır, GGYS için toplam denetim süresine planlama ve rapor yazma faaliyetleri dahil değildir.

Gözetim denetimleri yılda en az bir kez ve belgelendirme denetimini izleyen ilk gözetim denetimi, 2. aşama denetiminin son gününden itibaren 12 ay içinde gerçekleştirilmelidir. Bu sürenin aşılmasında belgeli firmanın belgelendirmeye devam etme isteği doğrultusunda ilk belgelendirme denetimi gibi yapılır ve tüm konular yeniden denetlenir. 3 yıllık belge çevrimi süresince , her denetim sonunda KYS ve GGYS Matriksleri aracılığı ile sonraki denetim tarihinde mutabık kalınır. Denetçi firma onayını aldıktan sonra bir nüshasını da firmada bırakır.

10.Transfer  Denetimleri

 

Transfer Denetimleri, IAF MLA üyesi olan bir akreditasyon kurumu tarafından akredite edilmiş başka bir belgelendirme kuruluşu tarafından verilen yönetim sistem belgesinin YAMEKS GLOBAL’e transferinin sağlanması için yapılan denetimlerdir. Belge geçişinin transfer denetimi statüsünde değerlendirilmesi aşağıdaki koşullara bağlıdır.

§  Transfer denetimi yapılabilmesi için belgenin halen aktif olması gerekir. Askıda bulunan belgeler için transfer denetimleri gerçekleştirilemez.

§  Transfer denetimlerinin gerçekleştirilmeden önce kuruluş tarafından daha önceki belgelendirme firması tarafından bildirilen uygunsuzlukların kapatılmış olması gerekir.

§  Transfer başvurusu yapan kuruluşun son denetim tarihi transfer denetim tarihinden en fazla 12 ay önce gerçekleştirilmiş olmalıdır.

Transfer denetimi başvuruları, belgelendirme denetimindekine benzer şekilde yapılır. Belgelendirme denetimi öncesi istenilen dokümanlara  ek olarak diğer belgelendirme kuruluşunda gerçekleşen tüm denetimlere ait raporlar ve dokümanlar incelenir.

Belgelendirme öncesi aşağıda belirtilen konular incelenir.

§  Kuruluşun transfer sebebi

§  Gerçekleştirilmiş son denetim süre ve tarihleri

§  Kuruluş kapsamının YAMEKS GLOBAL kapsamına uygunluğu

§  Belgenin doğruluğu, geçerliliği, belge üzerindeki adreslerin ve istenilen adreslerin belgelendirme kapsamında olup olmadığı ve geçerliliği, halen kapatılmamış uygunsuzlukların durumu ve mümkünse kapatılan uygunsuzlukların daha önceki belgelendirme kuruluşu tarafından doğrulanması

§  Önceki denetim raporları ve gözlemler

§  Alınan şikâyet ve gerçekleştirilen faaliyetler.

§  Yasal mercilerle herhangi bir anlaşmazlığın mevcudiyeti

Transfer denetiminde Aşama 1 denetimi uygulanmaz.

 

11.Belge Yenileme Denetimleri

3 yıllık belgelendirme periyodu sonunda, uygunsuzluk kapatmalar dahil bu periyodun içinde kalınacak şekilde,  ilk belgelendirme denetimi gibi yapılır.

Belgelendirme denetiminde harcanan sürenin 2/3ü kadar zaman harcanır. 

Bu denetim planlanırken önceki gözetim denetimi raporları gözden geçirilir.

Firma bilgilerinde önemli değişiklikler yoksa ve görevlendirilen baş denetçi gerekli görmezse 1.aşama denetimine gerek duyulmayabilir.

Yeniden belgelendirme tetkiki, aşağıdaki hususları ele alan, bir saha tetkikini kapsar

a) İç ve dış kaynaklı değişiklikler ve bunun belgelendirme kapsamının süregelen ilgisi ve uygulanabilirliği ışığında bir bütün olarak yönetim sisteminin etkinliği,

b) Toplam performansı arttırmak için yönetim sisteminin etkinliği ve iyileştirmesini sürdürmeye yönelik gösterilen taahhüdünü,

c) Belgelendirilmiş yönetim sisteminin çalışmasının kuruluşun politikası ve hedeflerinin gerçekleştirilmesine katkı sağlayıp sağlamadığını.

Yönetim Sistemi performansının ve önceki tetkiklerin gözden geçirilmesi , 3 yıllık döngünün izlendiği denetim programı ve her denetimde tutulan denetim raporlarındaki ilgili kısım ile F.50 Yeniden Belgelendirme Değerlendirmesi aracılığı ile sağlanmaktadır.

12. Uygunsuzluk Kapatmalar

Major Uygunsuzluk: Yönetim sistemi standardının bir veya daha fazla şartının yerine getirilememesi, müşterinin yönetim sisteminin amaçladığı sonuçları gerçekleştirme kabiliyeti hakkında önemli bir şüphe durumu olması hallerinde, düzeltme ve düzeltici faaliyetlerin etkinliğinin gözden geçirildiğini, kabul edildiğini ve doğrulandığını gösteren kanıtların olmaması (ISO 17021:2011)

Minör Uygunsuzluk: Müşterinin diğer her bir uygunsuzluk için planladığı düzeltme ve düzeltici faaliyetin gözden geçirildiğini ve kabul edildiğini gösteren kanıtların olmaması(ISO 17021:2011)

Gözlem: Firmanın kurulmuş yönetim sisteminde, önlem alınmadığı durumda, uygunsuzluğa neden olabileceği tespit edilmiş konularda belirlenir ve yazılı hale getirilir.

Denetimlerde ortaya çıkan minör uygunsuzluklar 1 ay içerisinde , majör uygunsuzluklar 3 ay içerisinde kapatılmalıdır. Belgelendirme müdürünün değerlendirmesiyle 1 ay daha ek süre verilebilir. Kapatılmazsa belge 6 aylık süre için askıya alınır. Askı süresi bitimine kadar kapatılmazsa belge iptal edilir.

Majör uygunsuzluk halinde kapatmalar için 3 ay süre verilir, kapatılmazsa belge askıya alınır. 6 aylık askı süresi sonunda hala kapatılmazsa iptal edilir.

Müşteri tarafından gerçekleştirilen düzeltici faaliyetlerin kabul edilebilir olup olmadığının tespiti, kök sebepleri, ve bu faaliyetlerin etkinliğinin değerlendirilmesi için  uygunsuzluklar baş denetçi tarafından kapatılır ancak gerekli durumlarda denetime giren denetçilerden birisi veya bir başka baş denetçi tarafından da kapatılabilir.

Uygunsuzluğun kapatılması ancak yerinde görülerek yapılabilecekse takip denetimi planlanır ve doğrulamalar sahada yapılır.

13.Takip Denetimleri

Uygunsuzluğun kapatılması ancak yerinde görülebilecekse veya askıya alınan bir belgenin devamına karar vermek için yapılan denetimlerdir.

Uygunsuzlukla ilgili olan standart maddeleri kontrol edilir. 2.aşama denetim raporları kullanılır.

14.Adres Değişikliği İçin Denetim

Firma adresinin değişmesi durumunda yerinde denetim planlanır ve yapılır.  2.aşama raporu kullanılır. Adres değişikliğinden etkilenecek standart maddeleri özellikle kontrol edilir. (altyapı, yasal şartlar, izleme ve ölçme vb).

Sistemi önemli ölçüde değiştireceği için yeni bir denetim yapılır. Sistemin sürdürüldüğü görülmelidir.

15.Kapsam Değişikliği İçin Denetim

Kapsam değişikliği isteği yazılı olarak alınır. Kapsam daraltma yönündeyse denetim gerekmez. Daraltılmış kapsamdaki belge firmaya gönderilir. Kapsam genişletilecek ise denetim planlanır ve yapılır. Yeni kapsama göre denetçi seçimi, akreditasyon kontrolü adam/gün hesabı tekrar yapılır.

Gözetim denetimi yaklaşmışsa firmayla iletişime geçilerek gözetim denetimiyle birleştirilebilir.

16.Firma Ünvanı Değişikliği İçin Denetim

Denetim gerekmez. Firmanın ticaret sicil gazetesindeki yeni ünvanı ile başvurması halinde eski belgesi iptal edilerek unvan değiştirilerek yeni bir belge düzenlenir.

17.Diğer Kısa Süreli Denetimler

Firma hakkında alınan şikayetlerin yerinde görülmesi, hatalı logo kullanımının kontrolü vb şekillerde ihtiyaç duyulabilecek belgelendirme müdürünün kararıyla yapılan denetimlerdir. YAMEKS GLOBAL Belgelendirme’nin bu tür özel denetimleri (madde 13-17) yapma hakkı bulunmaktadır. Bu durum teklif/sözleşme formlarıyla imza altına alınmıştır.

Firma denetimlerden önce bilgilendirilir ve teyit alınır. Denetim ekibi üyeleri gerekli denetim için belgelendirme müdürü tarafından seçilir ve görevlendirilir.

18.Belge Askıya Alma Ve İptal Kararları

Durum

Sonuç

Sözleşme şartlarına uyulmaması (logo kullanımı, belgelendirmeye atıf, ödemeler vb. gibi)

Durumun önem ve ciddiyetine göre;

Müşteriden düzeltici faaliyet istenir. Düzeltici faaliyetin tamamlanması için süre minör-1 ay, majör-3 aydır. Bu süre aşılırsa veya düzeltici faaliyet gerçekleşmezse belge askıya alınır. Askı süresi 6 aydır.

Sonuç yine olumsuz ise belgenin iptaline karar verilir Belge askı/ iptaline dair bilgi  FR.34a Askı iptal firmalar kütüğüne kayıt edilir (tüm kararlar Belgelendirme Müdürü tarafından verilir.)

Gözetim denetiminin 2 aydan fazla geciktirilmesi

Belge askıya alınır. Askı süresi 6 aydır. 6 ay sonunda da denetim olmazsa belge iptal edilir. Askı süresi içinde yapılan gözetim denetimi tam denetim olmalıdır. Belge askı/ iptaline dair bilgi  FR.34a Askı iptal firmalar kütüğüne kayıt edilir

Herhangi bir sebepten (grev, doğal afetler, üretim / hizmetin durması, vb.) dolayı firmanın kendisinin iptal veya askı talep etmesi

Belgelendirme Müdürü kararı ile en fazla 6 ay askı süresi verilir, sonrasında denetim yapılmazsa iptal edilir. Denetim yapılırsa normal belgelendirme prosedürü işletilir. Bu denetim tam denetim olmalıdır.

İptal talebi varsa direk iptal edilir. Belge askı/ iptaline dair bilgi  FR.34a Askı iptal firmalar kütüğüne kayıt edilir

Firmanın yasal uygunluğunu kaybetmesi veya bunu gösteremez duruma düşmesi

 

Belge derhal askıya alınır. Askı süresi 6 aydır.

6 aylık askı süresi içinde yasal uygunluk gösterilebilirse belge devam ettirilir. Belge askı/ iptaline dair bilgi  FR.34a Askı iptal firmalar kütüğüne kayıt edilir Uygunluk 6 ay içinde sağlanamazsa belge iptal edilir.

Yukarıda belirtilen sürelere Belgelendirme Müdürü kararı ile en fazla 1 ay olmak kaydıyla ek süre verilebilir.

Denetimde minör uygunsuzluk tespit edilmesi

Minör uygunsuzlukların kapatılması için müşteriye 1 ay süre verilir.

1 ay içinde kapatılmaması durumunda belge askıya alınır. Askı süresi 6 aydır. Belge askı/ iptaline dair bilgi  FR.34a Askı iptal firmalar kütüğüne kayıt edilir

6 aylık askı süresi içinde uygunsuzluklar kapatılırsa belge devam ettirilir, kapatılamazsa belge iptal edilir.

Yukarıda belirtilen sürelere Belgelendirme Müdürü kararı ile en fazla 1 ay olmak kaydıyla ek süre verilebilir.

Denetimde majör uygunsuzluk tespit edilmesi

Majör uygunsuzlukların kapatılması için müşteriye 3 ay süre verilir.

3 ay içinde kapatılmaması durumunda belge askıya alınır. Askı süresi 6 aydır.  Belge askı/ iptaline dair bilgi  FR.34a Askı iptal firmalar kütüğüne kayıt edilir

6 aylık askı süresi içinde uygunsuzluklar kapatılırsa belge devam ettirilir, kapatılamazsa belge iptal edilir.

Yukarıda belirtilen sürelere Belgelendirme Müdürü kararı ile en fazla 1 ay olmak kaydıyla ek süre verilebilir.

​

19. Belgelendirme Kurallarında Yapılan Değişiklikler

Müşterilerden gelen geri bildirimler, şikayetler, gözden geçirmeler, standardların, mevzuatların değişimleri vb nedenlerle belgelendirme kurallarında değişikliklere gidilebilir. Bu durumda yapılacak değişiklikler sitemizde güncel olarak kamuoyuna ve müşterilere duyurulur.